W dzisiejszym artykule proponujemy 20 sposobów na organizację zadań w pracy. Wymienione metody pomogą Ci zorganizować swój czas tak, aby nie zmarnować ani minuty.
Spis treści:
Zasada 1, 3 i 5
Dzień pracy jest ograniczony i często nie ma wystarczająco dużo czasu, aby zrobić wszystko, co zaplanowałeś.
Zalecamy stosowanie zasad 1, 3 i 5, aby efektywnie rozdysponować czas. Idea jest taka, że możesz wykonać jedno duże zadanie, trzy średnie zadania i pięć małych zadań w ciągu dnia roboczego. W ten sposób możesz wykonać dziewięć zadań dziennie i nie dać się zwariować.
Zasada trzech zadań
Jeśli pierwszy punkt wydaje się niewygodny lub trudny do naśladowania, radzimy zwrócić uwagę na „Zasadę trzech rzeczy do zrobienia”, którą opracował pisarz i konsultant ds. produktywności Chris Bailey. Są trzy priorytetowe zadania do wykonania w ciągu dnia pracy.
Oczywiście, mniej ważne zadania nigdzie się nie wybierają, więc można stosować na przemian pierwszą (1, 3 i 5) i drugą metodologię.
Dziesięć minut
Jeśli jest coś, na co nie masz ochoty, możesz sobie wyznaczyć: będę to robił tylko przez dziesięć minut, a potem się zrelaksuję.
Gdy już zaczniesz wykonywać zadanie, są szanse, że wciągniesz się w pracę i będziesz chciał zobaczyć ją do końca.
Metoda Pomodoro
Metoda ta została opracowana przez włoskiego studenta Francesco Cirillo (właściciela Cirillo Consulting i eksperta w dziedzinie zarządzania czasem) w celu usprawnienia i uproszczenia Twoich przygotowań do egzaminów. Jest to świetna opcja dla tych, którzy mają problemy z koncentracją, a także z kontrolowaniem czasu. Nazwa metody pochodzi od kuchennego czasomierza w kształcie pomidora.
Powinieneś ustawić minutnik na 25 minut i skoncentrować się na wykonywanym zadaniu. Po zakończeniu odmierzania czasu należy odpocząć przez 5 minut, a następnie ponownie przystąpić do wykonania zadania. Po 4 cyklach można zrobić przerwę na 30 minut.
Licznik czasu działa również psychologicznie, tykanie przypomina Ci, że czas się kończy, musisz się skoncentrować i wykonać zadanie.
Metoda 90/30
Technika ta obejmuje 90 minut ciężkiej pracy i 30 minut przerwy. W pierwszej części timera powinny być wykonane najważniejsze rzeczy. Według eksperta z Yale, Peretza Lafi, dziewięćdziesiąt minut to najlepszy czas, aby skoncentrować się na jednej rzeczy. Trzydziestominutowa przerwa to wystarczający czas na odpoczynek i powrót do pracy.
Metoda 52/17
Metoda ta jest podobna do poprzedniej, różnica polega na ilości i łatwości wykonania w porównaniu do 90/30.
Praca trwa 52 minuty, a przerwa 17 minut. Eksperci służb zatrudnienia przeprowadzili eksperyment, w którym stwierdzili, że 52/17 to optymalny czas na produktywną pracę i odpoczynek. Możesz również użyć tej techniki, aby uniknąć przepracowania.
Jedzenie żaby
Metoda o nietypowej nazwie została opracowana przez Briana Tracy, znanego eksperta w dziedzinie psychologii sukcesu. Nazywa żaby trudnymi i nieprzyjemnymi rzeczami do zrobienia, nawet przez „nie chcę”.
Na początku dnia pracy powinieneś zrobić jedną z tych rzeczy (zjeść żabę), a następnie zająć się przyjemniejszymi zadaniami z poczuciem satysfakcji z ukończonego trudnego zadania.
Ramy czasowe
Lista zadań ma tę wadę, że nie zawsze wiadomo, ile czasu zajmie wykonanie każdej pozycji. Są to tylko wiersze na liście, ale każdy z nich wymaga czasu, aby je wdrożyć.
Aby wdrożyć tę metodę, musisz prowadzić kalendarz. Dla każdej pozycji należy podać szacowany czas realizacji. Ważne jest, aby nie rozpraszać się innymi zajęciami i postępować zgodnie z planem.
Getting Things Done
Metoda została opracowana przez Davida Allena, konsultanta ds. produktywności i zarządzania czasem.
Zapisz wszystkie swoje zadania i pomysły w notatniku lub pliku tekstowym, a następnie posortuj je, przenosząc do tabeli z predefiniowanymi sekcjami, takimi jak „Praca”, „Dom”, „Wakacje”, „Zakupy”. Zadania zakończone i te, które nie są już istotne, są przekreślane.
Zen to Done
Jeśli poprzednia metoda jest dla Ciebie niewygodna, zalecamy Zen to Done. Metoda opracowana przez Leo Babauta, autora książek o samorozwoju.
Nadchodzące zadania należy spisać, dzieląc je na duże (na tydzień) i codzienne (na każdy dzień). Należy je również podzielić na kategorie, tak jak w poprzedniej metodzie. Przekreślaj niepotrzebne i wykonane zadania.
Kanban
Metoda japońska pozwala na śledzenie tego, co się robi, co zostało zrobione i co jeszcze jest do zrobienia.
Musisz wziąć tablicę z naklejkami lub markerami i zrobić trzy kolumny z notatkami: „To do”, „Doing” i „Done”. Posortuj sprawy według ich statusu.
Zasada 2 minut
Jeśli jakaś czynność zajmuje kilka minut, wykonaj ją natychmiast i nie myśl o niej więcej jak o zbliżającym się zadaniu.
Zero Inbox
Metoda polega na terminowym przetwarzaniu poczty. Poczta przychodząca powinna być obsługiwana w miarę jej napływania. W ten sposób minimalizujesz szanse na przegapienie ważnego powiadomienia. Sortując skrzynkę odbiorczą, musisz zdecydować, co zrobić z każdym elementem – wykonać, przesłać dalej, odłożyć na później, usunąć. Możesz uprościć ten proces, stosując filtry w poczcie.
Świeże czy smażone
Technika ta została opracowana przez blogerkę Stephanie Lee. Każdy człowiek ma w ciągu dnia okresy wysokiej i niskiej produktywności. Ważne jest, aby dowiedzieć się, w jakich godzinach jesteś najbardziej produktywny, a następnie wykonywać najważniejsze zadania. Najczęściej ludzie mają poranny przypływ wigoru i spadek aktywności w godzinach wieczornych.
Góra lodowa
Zapisuj artykuły, e-maile, notatki i inne materiały do pracy w jednym miejscu, np. korzystając z usługi robienia notatek. Następnie podziel zawartość na foldery i kategorie. Usuń nieistotne i bezużyteczne zadania.
Autofokus
Zapisz nadchodzące działania w notatniku w przypadkowej kolejności. Wybierz i zaznacz najpierw zadania pilne i trudne, a następnie przejdź do tych łatwiejszych i wygodniejszych. Zakreślić wypełnione pozycje.
Matryca Eisenhowera
Wypróbowana i sprawdzona metoda opracowana przez Dwighta Eisenhowera na przestrzeni lat. Skategoryzuj zadania według:
- Pilne i ważne.
- Ważne, ale nie pilne.
- Pilne, ale nieistotne.
- Niepilne i nieważne.
Kategoryzując przypadki, można zobaczyć, które działania należy potraktować priorytetowo.
Technika 4D
Konsultant i pisarz Edward Rae proponuje technikę 4D:
- Wykonać – należy wykonać jak najszybciej.
- Delegować – przekazać zadanie innemu pracownikowi.
- Usuń – Jeśli zadanie jest bezużyteczne lub nieistotne, usuń je.
- opóźnienie – jeśli zadanie jest pilne lub zbyt duże, możesz je tymczasowo odłożyć.
Monitorowanie czasu
Wielu ludzi, którzy chcą poprawić swoje zarządzanie czasem, uważnie śledzi, ile godzin pracują, ale nie uwzględnia czasu, który spędzają na rozrywce lub innych niepoważnych działaniach. Technika ewidencji czasu pozwala zrozumieć, na co dana osoba poświęca swój czas.
Przez kilka tygodni zapisuj w notatniku, ile czasu poświęcasz i na co go przeznaczasz. Może się okazać, że chcesz ograniczyć czas spędzany na portalach społecznościowych i skupić się bardziej na swojej pracy.
Tim Ferris Technique
Ekspert ds. wydajności sugeruje dwie zasady. Pierwszą z nich jest zasada 80/20 – 80 procent zadań można wykonać w 20 procentach czasu. Druga zasada mówi, że praca powinna wypełniać cały przeznaczony na nią czas. Skupienie się na zadaniach pomaga wykonać je szybko i sprawnie.
Stosując odpowiednie techniki zarządzania czasem, możesz przejąć kontrolę nad swoim czasem, racjonalnie rozdzielać zadania i uniknąć ich spiętrzenia.
Czy stosowałeś wyżej wymienione techniki zarządzania czasem? Opowiedz nam o swoich wynikach w komentarzach.
Czytaj również
